電話会議(テレカン)の心構え

業務効率化・経費削減の流れで、電話会議を実施する機会が増えています。確かに出張旅費や移動時間は削減できますが、実際に対面して行うFace to Face(対面)会議とは異なり、参加者の顔が見えないため、議論を上手く進める為には、独特の工夫が求められます。

私自身は次のような苦労に頻繁に遭遇します。

• ①　議論が白熱し複数の人が同時に発言する
• ②　相手の目や態度を確認できないため、納得感が見て取れない
• ③　発言の少ない人が、議論に興味がないのか、参加しているのか判らない
• 参加者に日本人以外がおり、英語でコミュニケーションする際は、上記に加えて文化・言葉の壁が加わります。
• 外国人、特に西洋人は日本人に比べ沈黙を良しとしない傾向が強く、会議招集者(ホスト)の会議運営力(ファシリテーション)がより求められます。
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  基本的な文書構成は日本の ビジネス文書 と大差ありません。
  「何故メールを書いているのか」・「何の用件なのか」が相手に判るように書き出し（導入部）、本題（展開部）を明瞭・簡潔・具体的に伝え、 相手が不快に思わないように結び（結部）ます。
  
  英文メール では、”貴社ますます・・・・・”のような挨拶は不要です。
  ただし、繰り返しになりますが、いきなり本題（展開部）に入る前に、なぜ連絡しているのか、何に対する対応なのをはっきり伝えた上で、 本題（展開部）に入るようにしましょう。 サンプル は書き出し編を参照ください。
  
  "本題"では相手への依頼や先方からの要求に応えます。
  例え否定的（Negative）な内容であれ肯定的（Positive）に表現するようにし、少しでも相手に好印象を抱いてもらう様に心がけましょう。
  

退職の挨拶

退職（フォーマル[formal]な挨拶）