Business mailの書式

英文ビジネスレターにも日本でのビジネスレターと同様に書式（書き方・ルール・方式）があります。
文章では相手の顔もこちらの顔も見えないためフェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションにもまして、表現や書き方に配慮し、相手に不快な気持ちを与えないことが大切です。 ここでは、まず英文ビジネスレターの基本構成を解説します。 英文ビジネスレター作成時のテンプレートとしてお使い下さい。 *以下はe-mailを想定したサンプルとなります。

基本構造（Basic Structure）

件名(Subject)

簡潔な件名を設定しましょう。 e-mailの場合は、本文に件名を記述する必要はありません。

敬辞(Salutation)

Dear Mr. Smithのように、相手の姓だけを用います。通常は、Dear John Smithとフルネームでは書きません。
相手と親しくなれば、ビジネス上でも、Dear Johnとファーストネームで書くこともあります。
女性は、MrsやMissより、Msを用いるのが、近年の慣例となっています。 会社宛の場合は、Dear Sirs（英式）や、Gentlemen（米式）を用います。
最近は、男女平等に考慮して、Dear Members of the Boardや、Dear Sir/Madam、Dear Ladies and Gentlemen　が使用されることも多くなっています。
また、名前の後にはコロン : 　かカンマ , を付けます。

書き出し(Opening)

突然、本題に入る前に最近の近況や自分自身の自己紹介をします。 以下のページに、いくつかの例文を掲載します。 場面別サンプル雛形　書出し編

本文(Body)

メールを書くに至った背景および依頼、協力要請などを記述するもっとも大切なPartです。
相手に協力を乞う、アポイントを取るなど、以下のページに、いくつかの例文を掲載します。

結び(Closing)

最後に相手に不快な印象を与えない為に、とても重要なパートです。
早急な回答を期待する・協力を要請するなど、以下のページに、いくつかの例文を掲載します。
場面別サンプル雛形　結び編

結辞（Complimentary）

最後は英文メールお決まりの〆です。相手との関係に応じて以下から適切な表現を選びましょう。最後にカンマをつけるのをお忘れなく。
（１）Personal：Regards,/Best regards,/Best wishes,/As always,
（２）Less formal：Sincerely,/Sincerely yours,
（３）Formal：Respectfully,/Respectfully yours,/Yours truly,
社内文書の場合は、Thank you in advanceやKind regradsのようなinformalな表現で終わっても問題ないと思います。

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